طلبات عرض الأسعار

نظرة عامة

تُستخدم طلبات عرض الأسعار لطلب أسعار الأصناف والمواد من مورد واحد أو عدة موردين، بهدف معرفة الأسعار وشروط التوريد ومواعيد التسليم قبل اتخاذ قرار الشراء.

تساعد طلبات عرض الأسعار على تنظيم التواصل مع الموردين ومقارنة العروض لاختيار الأنسب لاحتياجات الشركة.

1. إنشاء طلب عرض أسعار

1. من القائمة الجانبية، انتقل إلى المشتريات ← طلبات عرض الأسعار.
2. اضغط على جديد.
3. أدخل المعلومات الأساسية للطلب.
4. أضف الموردين والأصناف المطلوبة.
5. احفظ الطلب وراجعه قبل اعتماده.

الصورة (1): إنشاء طلب عرض أسعار

موضع الصورة: لقطة لنموذج طلب جديد تُظهر المعلومات الأساسية وقسمي الموردين والأصناف.

2. إدخال معلومات الطلب

• الشركة: اختر الشركة التي تطلب عروض الأسعار باسمها.
• التاريخ: تاريخ إنشاء الطلب، ويظهر تاريخ اليوم تلقائيًا.
• تاريخ الاحتياج: حدد الموعد الذي تحتاج فيه إلى توفير الأصناف.

تأكد من صحة المعلومات قبل إضافة الموردين والأصناف.

3. إضافة الموردين

1. في قسم الموردون، اضغط على إضافة صف.
2. اختر المورد من الموردين المسجلين في النظام.
3. حدد خيار إرسال البريد الإلكتروني إذا أردت إرسال الطلب إلى هذا المورد إلكترونيًا.
4. كرر الخطوات لإضافة بقية الموردين.

يمكنك إضافة عدة موردين إلى الطلب نفسه للحصول على عروض أسعار ومقارنتها.

4. إضافة الأصناف المطلوبة

1. انتقل إلى قسم الأصناف واضغط على إضافة صف.
2. اختر رمز الصنف وتأكد من اسم الصنف.
3. أدخل الكمية المطلوبة.
4. حدد وحدة القياس والتاريخ المطلوب.
5. اختر المستودع المناسب.
6. كرر الخطوات لإضافة بقية الأصناف.

يمكنك تحديد الكمية والتاريخ والمستودع المناسب لكل صنف على حدة.

الصورة (2): الموردون والأصناف

موضع الصورة: لقطة تُظهر موردين أو أكثر وجدول الأصناف بعد تعبئة البيانات.

5. إعداد البريد الإلكتروني

إذا كنت تريد إرسال طلب عرض الأسعار إلكترونيًا، حدد خيار إرسال البريد للموردين المطلوبين، ثم افتح قسم البريد الإلكتروني.

• قالب البريد الإلكتروني: اختر قالبًا جاهزًا عند توفره.
• موضوع الرسالة: اكتب عنوانًا واضحًا، مثل «طلب عرض أسعار للأصناف المطلوبة».
• الرسالة للمورد: اكتب رسالة توضح المطلوب.
• إرسال الملفات المرفقة: أرسل الملفات المرفقة بالطلب مع البريد عند تفعيل الخيار.
• إرفاق نسخة مطبوعة: أرفق نسخة من المستند مع البريد عند تفعيل الخيار.

راجع محتوى الرسالة باستخدام معاينة البريد الإلكتروني، إذا كان الخيار متاحًا.

مثال لرسالة المورد:

السادة الكرام،

نرجو تزويدنا بعرض أسعار للأصناف والكميات الموضحة في الطلب، مع بيان الأسعار ومدة التوريد وشروط الدفع ومدة صلاحية العرض.

شاكرين لكم تعاونكم.

الصورة (3): إعداد البريد الإلكتروني

موضع الصورة: لقطة تُظهر موضوع الرسالة ونصها وخيارات المرفقات.

6. إضافة الشروط والأحكام

1. افتح قسم الشروط والأحكام.
2. اختر شرط التسليم عند الحاجة.
3. حدد مكان التسليم إذا كان مطلوبًا.
4. اختر قالبًا جاهزًا من حقل الشروط، إن وجد.
5. راجع الشروط والأحكام وعدّل النص عند الحاجة.

7. حفظ الطلب واعتماده

1. راجع الموردين والأصناف والكميات وتواريخ الاحتياج.
2. تأكد من صحة رسالة البريد والشروط إن وجدت.
3. اضغط على حفظ لتسجيل الطلب كمسودة.
4. بعد المراجعة، اضغط على اعتماد وأكد العملية.

بعد الاعتماد، تابع إرسال طلب عرض الأسعار إلى الموردين وفق الخيارات المتاحة وإعدادات البريد في النظام. اعتماد المستند لا يعني بالضرورة أن البريد قد أُرسل بالفعل؛ تحقق من حالة الإرسال.

الصورة (4): حفظ الطلب واعتماده

موضع الصورة: لقطة لطلب محفوظ تظهر رقمه وحالته وزر الاعتماد.

8. متابعة طلبات عرض الأسعار

1. انتقل إلى المشتريات ← طلبات عرض الأسعار.
2. ابحث عن الطلب باستخدام رقمه أو البيانات المتاحة.
3. افتح الطلب لمراجعة تفاصيله وحالته.
4. تابع عروض الأسعار الواردة من الموردين.

يمكن تسجيل العروض الواردة ومراجعتها ضمن عروض أسعار الموردين، ثم مقارنة الأسعار ومواعيد التوريد والشروط قبل اختيار العرض المناسب. وبعد الاختيار، يمكن متابعة إجراءات الشراء وفق إجراءات الشركة.

الصورة (5): متابعة الطلبات

موضع الصورة: لقطة لقائمة طلبات عرض الأسعار توضح أرقام الطلبات وحالاتها.

9. تعديل أو إلغاء الطلب

يمكن تعديل الطلب ما دام في حالة مسودة. أما بعد الاعتماد، فقد يتطلب تعديله إلغاءه وإنشاء نسخة معدلة منه، بحسب الصلاحيات والعمليات المرتبطة به.

إرشادات مهمة

• اختر الموردين المناسبين وتأكد من صحة بيانات التواصل معهم.
• راجع رموز الأصناف والكميات ووحدات القياس.
• حدد تواريخ الاحتياج والمستودعات بدقة.
• راجع رسالة البريد والشروط قبل الإرسال.
• قارن العروض من حيث السعر والجودة ومدة التوريد، وليس السعر فقط.