طلب المواد

يُستخدم طلب المواد لتحديد احتياجات الشركة من الأصناف والمواد، سواء لشرائها من الموردين أو تحويلها بين المستودعات أو صرفها أو توفيرها لعمليات التصنيع.

يساعد طلب المواد على تنظيم الاحتياجات وتحديد الكميات المطلوبة ومواعيد توفيرها، ومتابعة تنفيذ الطلبات من خلال عمليات الشراء والمخزون والتصنيع.

1. إنشاء طلب مواد

1. من القائمة الجانبية، انتقل إلى المشتريات ← طلبات المواد.
2. اضغط على جديد.
3. حدد نوع الطلب وأدخل المعلومات المطلوبة.
4. أضف الأصناف والكميات التي تحتاجها.
5. احفظ الطلب بعد مراجعة البيانات.

• طلب مواد جديد والبيانات الأساسية*

2. إدخال معلومات الطلب

عند إنشاء طلب جديد، أدخل المعلومات التالية:

أنواع طلبات المواد

اختر النوع الذي يطابق احتياجك:

صورة (2): الخيارات المتاحة في قائمة نوع الطلب.

مثال: إذا كنت تحتاج إلى شراء مواد تغليف، اختر شراء. أما إذا كانت المواد موجودة في المستودع الرئيسي وتريد نقلها إلى مستودع الفرع، فاختر تحويل مواد.

3. تحديد المستودعات

حدد المستودع المناسب بحسب العملية:

• شراء: حدد المستودع الذي تريد توفير الأصناف فيه، سواء من الإعداد المتاح أعلى الجدول أو لكل صنف.
• تحويل مواد: اختر المستودع الذي ستُنقل منه الأصناف، والمستودع الذي ستُنقل إليه.
• صرف مواد: حدد المستودع الذي ستُصرف منه الأصناف.

مثال: لتحويل 10 حبات من المستودع الرئيسي إلى مستودع الفرع، اختر المستودع الرئيسي مصدرًا ومستودع الفرع وجهةً للتحويل.

4. إضافة الأصناف

1. انتقل إلى قسم الأصناف واضغط على إضافة صف.
2. ابحث عن الصنف واختره من خانة رمز الصنف.
3. أدخل الكمية المطلوبة، وتحقق من وحدة القياس.
4. حدد تاريخ الاحتياج والمستودع المناسبين للصنف.
5. كرر الخطوات لإضافة أصناف أخرى.

يمكنك إضافة عدة أصناف في طلب واحد، مع تحديد الكمية وتاريخ الاحتياج لكل صنف. ويمكنك أيضًا تعديل بيانات الصف أو حذف الصنف الذي أضفته بالخطأ قبل الاعتماد.

صورة (3): مثال على إضافة الأصناف والكميات وتواريخ الاحتياج.

إضافة صنف باستخدام الباركود

إذا كان للصنف باركود مسجل في النظام، يمكنك استخدام خانة مسح الرمز الشريطي (الباركود) لإضافته باستخدام قارئ الباركود.

5. الشروط والأحكام

إذا كانت هناك شروط أو تعليمات خاصة بالطلب، افتح تبويب الشروط، ثم اختر الشروط المحفوظة مسبقًا أو أدخل النص المطلوب عند الحاجة.

6. حفظ الطلب واعتماده

بعد إضافة الأصناف، راجع نوع الطلب والشركة والكميات ووحدات القياس وتواريخ الاحتياج والمستودعات.

1. اضغط على حفظ لتسجيل الطلب بحالة مسودة.
2. يمكنك تعديل بيانات الطلب ما دام في حالة مسودة.
3. بعد التأكد من صحة المعلومات، اضغط على اعتماد.
4. أكد الاعتماد إذا ظهرت رسالة تأكيد.

صورة (4): طلب مواد محفوظ مع زر الاعتماد.

تنبيه: راجع الطلب جيدًا قبل اعتماده؛ فقد يتطلب تعديل الطلب بعد الاعتماد إلغاءه وإنشاء نسخة معدلة.

7. متابعة طلبات المواد

1. انتقل إلى المشتريات ← طلبات المواد.
2. ابحث عن الطلب المطلوب باستخدام رقمه أو المعلومات المتاحة.
3. افتح الطلب للاطلاع على تفاصيله وحالته.
4. تابع الإجراءات المتاحة بحسب نوع الطلب.

فمثلًا، يمكن متابعة طلب شراء من خلال طلب عرض أسعار أو أمر شراء، بينما تُتابَع طلبات تحويل المواد وصرف المواد من خلال عمليات المخزون المناسبة.

صورة (5): قائمة طلبات المواد وحالاتها.

8. تعديل الطلب أو إلغاؤه

• قبل الاعتماد: افتح الطلب، وعدّل البيانات المطلوبة، ثم احفظ التغييرات.
• بعد الاعتماد: يمكن إلغاء الطلب وفق الصلاحيات المتاحة، بشرط ألا تمنع العمليات المرتبطة ذلك.
• لتعديل طلب معتمد: قد تحتاج إلى إلغائه أولًا، ثم اختيار تعديل لإنشاء نسخة معدلة منه.

إرشادات مهمة

• اختر نوع الطلب المناسب قبل إضافة الأصناف.
• تحقق من صحة الكميات ووحدات القياس.
• حدد تاريخ الاحتياج المناسب لكل صنف.
• راجع المستودعات، خصوصًا عند تحويل المواد.
• تأكد من صحة جميع المعلومات قبل اعتماد الطلب.